formasi dan pengadaan pegawai

ini hasil tugas administrasi kepegawaian..
aku share untuk kalian  yang sedang mencari referensi..
kritik dan saran aku tunggu loh.. :D

add and follow aku di fb Anggi Siirma and twitter @AnggiSiirma

MENGIDENTIVIKASI FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI

A.    Formasi Pegawai 

Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Untuk mencapai tujuan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan perkembangan tugas pokok yang harus dilaksanakan. Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok. Perkembangan tugas pokok dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah pegawai yang diperlukan atau sebaliknya.

Dalam penyelenggaraan pemerintahan secara berdaya guna dan berhasil guna, maka diperlukan penyusunan formasi bagi satuan-satuan organisasi dengan tujuan agar satuan-satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. Formasi masing-masing satuan organisasi negara disusun berdasar analisis kebutuhandan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan norma, standar dan prosedur yang ditetapkan oleh pemerintah.

         Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

Formasi merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan sistem karier.

A.    Sistem Formasi Kawan (Patronage System)

Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai. Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah “nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.

B.     Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)

Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya.

C.     Sistem Formasi Karier (Career System)

Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

B.     Prinsip Penyusunan Formasi

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1.      setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.

2.      setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.

3.      selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak berubah.

C.Sistem Penyusunan Formasi

   Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang lingkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

D.    Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :

Ø  Hasil kerja

Ø  Objek kerja

Ø  Peralatan kerja

Ø  Tugas per tugas jabatan

E. Analisa Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.

Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :

1. Jenis Pekerjaan :

Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok, misal pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain

2. Sifat Pekerjaan:

Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya dapat dilakukan dalam jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan pekarangan, dan yang serupa dengan itu, tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus, seperti pekerjaan pemadam kebakaran, penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu. Pekerjaan yang harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang lebih banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan pegawai sebanyak 5 orang dengan jam kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti setiap mobil pemadam kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang pegawai.

3. Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai

Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman,misalnya perkiraan beban kerja pengetikan, pengagendaan, dan yang sejenis dengan itu dapat didasarkan atas jumlah surat yang masuk dan keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila sudah dapat diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka untuk dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu ditetapkan perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu. Sama halnya dengan perkiraan beban kerja, maka perkiraan kapasitas pegawai untuk jenis tertentu dalam jangka waktu tertentu dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman.

4. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan,

Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk membersihkan ruangan dan merawat pekarangan; tetapi apabila ditentukan bahwa pembersihan ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

5. Peralatan yang Tersedia

Peralatan yang tersedia atau diperkirakan akan tersedia dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah pegawai yang diperlukan, karena pada umumnya makin tinggi mutu peralatan yang digunakan dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat mengakibatkan makin sedikit jumlah pegawai yang diperlukan.

f.       Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 

g.      Analisis Jabatan

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

Analisis jabatan meliputi:

1.      Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 

2.      Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 

3.      Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

h.      Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

F.     Pengadaan Pegawai

a.       Perencanaan dan Rekrutmen

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya. Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil. Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

4.      Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

 Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut. Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui

sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya. 

Pengadaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah proses kegiatan utnuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan formasi dalam satuan organisasi negara pada umumnya disebabkan oleh adanya PNS yang berhenti, meninggal dunia, mutasi jabatan dan adanya pengembangan organisasi. Pengadaan dilaksanakan atas dasar kebutuhan baik dalam arti jumlah dan mutu pegawai maupun kompetensi jabatan yang diperlukan. Pengadaan PNS dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan calon PNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik.

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.      Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2.      Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.

3.      Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4.      Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

5.      Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk

6.      Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

7.      Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8.      Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9.      Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10.  Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11.  Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12.  Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.

13.  Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

14.  Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

15.  Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

16.  Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

17.  Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.

18.  Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.